Конферениция-семинар
Увод активов с использованием банкротства. Предотвращение и противодействие
12 октября 2018 г. Санкт-Петербург
Современная практика организации и функционирования внутреннего контроля и аудита
Авторский курс
г. Москва
Курс: Аудит и Безопасность IT
10.09 - 14.09
Курс для специалистов экономической безопасности и внутреннего контроля
Обеспечение безопасности закупок и контрактования 16.04 - 20.04
Получите международный диплом по внутреннему аудиту
25.06 - 29.06
Курс: Современная практика организации и функционирования внутреннего контроля, аудита и ревизий
Разработка и внедрение стандартов в контрольной работе
12.06 - 15.06
Купить книги
РОССИЙСКИЙ РЕЕСТР КОРПОРАТИВНОГО МОШЕННИЧЕСТВА И ЗЛОУПОТРЕБЛЕНИЙ. ИСАС

Мнение профессионала

Мнение эксперта по экономической безопасности Виктора Белова «Комплексный аудит безопасности торгового объекта»,

Комплексный аудит безопасности торгового объекта

На наш взгляд, одним из основных направлений, подлежащих обязательному периодическому непосредственному контролю и оценке, должно быть обеспечение безопасности торгового объекта. Объективная информация о положении дел на этом участке работы должна регулярно доводиться до сведения руководства торговой компании. Поэтому в рамках настоящей статьи мы поговорим об организации и порядке проведения аудита безопасности торгового объекта. Концепция построения безопасности современного торгового предприятия основана на комплексном подходе к этому вопросу.

Соответственно, логично предположить, что и оцениваться уровень обеспечения безопасности торгового объекта должен комплексно, по всем направлениям. Исходя из сказанного, представляется целесообразным использовать термин «комплексный аудит безопасности торгового объекта» как наиболее полно отражающий суть рассматриваемого направления контроля. Услуги по проведению аудита предприятий различных форм собственности и различной направленности деятельности предлагает достаточно большое количество специализированных организаций. Мне же представляется вполне разумным проведение комплексного внутреннего аудита непосредственно сотрудниками центрального офиса торговой компании.

Предлагаемый в этой статье вариант организации и порядка проведения комплексного аудита безопасности апробирован в одной из региональных торговых сетей объектов формата супермаркет/гипермаркет, поэтому, пожалуй, не все наши рекомендации могут быть в полной мере экстраполированы на другие торговые организации. При определении ключевых моментов в ходе подготовки к проведению комплексного аудита безопасности: периодичности, состава комиссии и др. – значение могут иметь различные факторы, в частности количество торговых объектов в рамках сети, их географическая удаленность, концентрация в отдельных регионах, формат торговых объектов, структура организации подразделения торговой компании, занимающегося вопросами обеспечения безопасности (служба безопасности) и др. Однако думается, что основные приведенные положения могут быть применены с учетом вышеуказанных особенностей на большинстве торговых предприятий.

Общие положения

Аудит безопасности представляет собой периодический, документируемый процесс, целью которого является оценка текущего уровня защищенности торгового объекта от возможных внешних и внутренних угроз.

В рамках аудита безопасности проводится общая оценка готовности торгового объекта к различного рода угрозам и вырабатываются предложения по их минимизации до приемлемого уровня. Задача комплексного аудита безопасности – дать заключение по организационно-тактическим мерам по обеспечению режима безопасности на объекте, их соответствию всем требованиям и адекватности существующим реальным и потенциальным угрозам. Результаты аудита являются основой для формирования дальнейшей стратегии безопасности торгового предприятия. В процессе аудита осуществляется также проверка эффективности существующих организационно-тактических мер противодействия угрозам безопасности. Аудит безопасности позволяет получить объективную оценку текущего состояния защищенности торгового объекта, рассчитать риски с учетом вероятности реализации угроз, а также возможный ущерб. Ниже даны рекомендации, касающиеся последовательности и характера действий комиссии по проведению комплексного аудита безопасности на торговых объектах сети, а также порядка реагирования руководителей структурных подразделений компании и иных должностных лиц на результаты проведенных проверок.

Комиссия по проведению комплексного аудита безопасности

В состав комиссии по проведению комплексного аудита безопасности, как правило, включаются руководители отделов и сотрудники службы безопасности торговой организации. Комплексный аудит безопасности может проводиться группой из следующих должностных лиц: начальника отдела экономической безопасности торговой организации (председатель комиссии по проведению комплексного аудита безопасности); начальника отдела внутренней безопасности торговой организации; специалистов отдела экономической безопасности; начальника регионального сектора службы безопасности (региональный менеджер по безопасности), осуществляющего непосредственное функциональное руководство подразделением службы безопасности проверяемого торгового объекта. В качестве специалистов-аудиторов в состав комиссии могут быть включены менеджеры по безопасности (руководители подразделений службы безопасности) других торговых объектов сети.

В состав комиссии по проведению комплексного аудита безопасности могут также войти и другие специалисты: руководитель службы безопасности торговой организации (в качестве председателя комиссии по проведению комплексного аудита безопасности); заместители генерального директора (топменеджеры) торговой организации. Комплексный аудит безопасности каждого торгового объекта рекомендуется проводить не реже одного раза в год в форме непосредственного изучения обстановки на торговом объекте, проверки ведения учетной, финансовой и иной документации должностными лицами розничного структурного подразделения.

Подготовка к проведению комплексного аудита безопасности

Время, дата и место проведения аудита безопасности выбираются начальниками отделов службы безопасности компании по устному согласованию с руководителем службы безопасности торговой организации. Выбор конкретного объекта для проведения аудита может быть вызван разными причинами, например после последней инспекторской проверки уже прошло достаточное время или поступила информация о существенных недостатках в работе подразделений службы безопасности торгового объекта, или появились данные годовой инвентаризации, которые вызывают тревогу, или возникли другие обстоятельства, требующие проверки для получения объективной картины состояния безопасности торгового объекта. Решающим при выборе может оказаться и факт предстоящей аттестации руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта или директора (управляющего) этого объекта.

Руководство торгового объекта должно обеспечить все необходимые условия для объективной и всесторонней оценки системы безопасности

На основании указания начальников отделов о времени, дате и объекте проведения комплексного аудита безопасности руководитель регионального сектора службы безопасности составляет план проведения аудита, который согласовывается с началь ником отдела внутренней безопасности и утверждается руководителем службы безопасности торговой организации. Первый заместитель генерального директора (операционный, исполнительный директор) торговой организации информируется о запланированной дате и объекте проведения аудита не менее чем за 10 дней. Он вправе дать рекомендацию лицам, включенным в состав комиссии по проведению комплексного аудита безопасности, о проведении дополнительных проверок по линиям, не относящимся непосредственно к обеспечению безопасности торгового объекта, например касающимся операционной деятельности. Руководство торгового предприятия и руководитель подразделения службы безопасности объекта, где будет проводиться комплексный аудит безопасности, заранее о дате проведения аудита не информируются.

Непосредственное проведение комплексного аудита безопасности

По прибытии на торговый объект председатель комиссии по проведению комплексного аудита безопасности сообщает руководству объекта о предстоящей проверке. Далее членами комиссии по проведению комплексного аудита безопасности проводятся мероприятия по выявлению и фиксации недостатков в системе безопасности торгового объекта. Руководство торгового объекта должно обеспечить все необходимые условия для объективной и всесторонней оценки системы безопасности торгового объекта членами комиссии. Председатель комиссии по проведению комплексного аудита безопасности определяет направления, по которым будет осуществляться проверка каждым членом комиссии: Уровень инженерно-технической защищенности и укрепленности торгового объекта:

• состояние входных, эвакуационных выходов, грузовых ворот, оконных проемов, запорных устройств и др.;

• степень освещенности территории в ночное время;

• наличие потенциальной возможности несанкционированного проникновения в здание торгового объекта;

• состояние технических средств обеспечения безопасности (охранно-пожарная сигнализация, эффективность, функциональность и исправность системы видеонаблюдения, наличие стационарных и переносных кнопок тревожной сигнализации, исправность и эффективность противокражной систе мы, соблюдение инструкции о порядке использования противокражных датчиков);

• соблюдение договорных обязательств обслуживающими организациями, периодичность технического обслуживания, фиксация периодичности посещения представителей обслуживающих организаций в учетных журналах;

• защищенность от физического воздействия средств технического обеспечения (отбойники перед противокражными воротами, укрепленность кронштейнов видеокамер и т. д.);

• наличие ограничителей на выходах из торгового зала через неработающие кассы;

• иные вопросы технической укрепленности. Пожарная безопасность:

• наличие и количество схем эвакуации;

• состояние пожарных кранов и огнетушителей;

• своевременность заправки огнетушителей;

• периодичность проведения занятий по пожарной безопасности с персоналом;

• наличие приказа о назначении ответственного за пожарную безопасность по торговому объекту;

• своевременность выполнения предписаний инспекторов пожарной охраны;

• наличие необходимой документации;

• иные направления, связанные с обеспечением пожарной безопасности. Информационная безопасность:

• наличие посторонних программ на ПК пользователей;

• блокировка USB-портов;

• оставление включенными ПК в отсутствие пользователей;

• работа с электронной почтой;

• наличие и хранение документов, содержащих информацию, распространение которой может навредить интересам торговой компании, и др. Соблюдение правил техники безопасности:

• наличие и качество заполнения журналов инструктажей;

• наличие нарядов допуска на опасные виды работ и своевременность их заполнения;

• наличие необходимых допусков для работы на электроштабелерах;

• обеспечение безопасности покупателей и т. д. Соблюдение внутриобъектового режима и состояние контроля за его исполнением:

• наличие локальных нормативно-правовых актов, регламентирующих внутриобъектовый режим; • уровень трудовой и исполнительской дисциплины;

• соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

• наличие и порядок ведения журнала прибытия-убытия персонала;

• своевременность доклада об опозданиях и иных нарушениях сотрудников;

• невозможность бесконтрольного выхода сотрудников из гипермаркета во время рабочей смены;

• порядок оформления кратковременного убытия сотрудников из торгового объекта;

• порядок досмотра линейного персонала после окончания смены и др. Соблюдение финансовой дисциплины:

• организация делопроизводства и бухгалтерского учета;

• порядок оформления финансовых документов;

• соблюдение инструкций о порядке проведения внутренней и внешней инкассации;

• соблюдение порядка возврата денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам, в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам;

• иные вопросы, связанные с обеспечением финансовой дисциплины. Работа руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта:

• кадровая работа и обеспечение кадровой безопасности;

• тщательность проверки кандидатов;

• регулярность проведения личных собеседований с кандидатами;

• ведение учетной документации руководителем и старшим смены подразделения службы безопасности;

• культура делопроизводства;

• уровень контроля за соблюдением должностных инструкций линейным персоналом торгового объекта;

своевременность направления ежедневных служебных записок директору торгового объекта и качественный уровень этих записок;

• информационная составляющая служебных записок;

• наличие графиков работы сотрудников подразделения службы безопасности, своевременность ознакомления персонала торгового объекта с ними;

• наличие графиков отпусков сотрудников подразделения службы безопасности;

• качество планирования и проведения занятий по профессиональной подготовке с сотрудниками службы безопасности и учебных занятий с линейным персоналом торгового объекта;

• своевременность информирования директора торгового объекта и руководителей службы безопасности компании о предстоящих занятиях, а также о факте их проведения;

• состояние технических средств обеспечения безопасности: радиостанций, кнопок тревожной сигнализации, фонарей и др.;

• наличие приказа о закреплении радиостанций за должностными лицами торгового объекта;

• обеспеченность сотрудников подразделения службы безопасности форменной одеждой (офисной и теплой);

• наличие планов индивидуальных норм выявлений фактов причинения ущерба и выполнение их сотрудниками подразделения службы безопасности;

• периодичность проверок старшими смен несения дежурства сотрудниками охраны в ночное время (в торговых объектах, где имеется ночная охрана), вечернее время, в выходные и праздничные дни;

• уровень контроля за процессами учета товародвижения в торговом объекте;

• своевременное реагирование на результаты текущих, контрольных и итоговых инвентаризаций; • состояние работы по предотвращению и минимизации потерь торгового объекта;

• эффективность руководства сменными нарядами сотрудников охраны;

• уровень личной дисциплинированности и исполнительности руководителя подразделения службы безопасности и т. д. Уровень и организация взаимодействия с территориальными правоохранительными и контролирующими органами:

• наличие планов и схем взаимодействия с правоохранительными органами на случай возникновения кризисных и нештатных ситуаций;

• наличие локальных актов по действиям персонала при возникновении нештатных ситуаций;

• обеспеченность должностных лиц торгового объекта контактными телефонами служб оперативного реагирования.

Прогнозирование причин и условий, способствующих нанесению финансового, материального и морального ущерба торговому объекту, а также нарушению его нормального функционирования. Уровень обеспечения антитеррористической безопасности торгового объекта. Проверка по вопросам, указанным в рекомендации первого заместителя генерального директора (операционного, исполнительного) торговой организации. Выявление иных потенциальных рисков и угроз торговому объекту. Все недостатки, которые были выявлены на торговом объекте, доводятся председателем комиссии по проведению комплексного аудита безопасности до сведения директора и руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта в день проверки. При этом от указанных и иных должностных лиц торгового объекта проверяющими (членами комиссии по проведению комплексного аудита безопасности) могут быть затребованы предварительные устные объяснения возможных причин возникновения недостатков и письменные объяснения по фактам, которые могут повлечь дисциплинарную ответственность должностных лиц.

Составление отчетной документации по итогам проведения комплексного аудита безопасности

По итогам проведения комплексного аудита безопасности членами комиссии составляются служебные записки на имя руководителя службы безопасности торговой компании о выявленных нарушениях и недостатках по направлениям, определенным председателем комиссии, и о предложениях по их устранению. На основании служебных записок начальником отдела внутренней безопасности в течение 10 дней пишется общий отчет. В нем перечисляются все выявленные недостатки и нарушения действующих локальных и иных нормативно-правовых актов; к нему прилагаются фотографии, на которых зафиксированы факты нарушений с указанием даты и времени; а также предложения с рекомендациями по проведению мероприятий, направленных на устранение выявленных недочетов.

В резолютивной части отчета делается вывод об оценке состояния безопасности проверяемого торгового объекта на момент проведения аудита с выставлением следующих оценок: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно». После составления отчета, подписанного всеми членами комиссии по проведению комплексного аудита безопасности, начальник отдела внутренней безопасности направляет его для ознакомления и утверждения руководителю службы безопасности торговой компании, который, в свою очередь, рассылает его по электронной почте следующим должностным лицам: генеральному директору торговой компании; директорам или руководителям структурных подразделений торговой компании; сотрудникам службы безопасности торговой компании; директорам (управляющим) торговых объектов сети; руководителям подразделений службы безопасности торговых объектов. Если по итогам проведения комплексного аудита безопасности торгового объекта выставлена оценка «неудовлетворительно», директор по персоналу торговой компании обязан назначить внеплановые аттестации руководителя подразделения службы безопасности и директора (управляющего) проверенного торгового объекта в целях определения соответствия указанных должностных лиц занимаемой должности.

Оценка, выставленная комиссией по проведению комплексного аудита безопасности торгового объекта, должна учитываться при очередной аттестации директора соответству ющего торгового объекта и руководителя подразделения службы безопасности.

Реакция ответственных должностных лиц торговой организации на результаты комплексного аудита безопасности

Получив отчет о результатах аудита, директор проверенного торгового объекта, а также руководители структурных подразделений торговой организации, от которых зависит решение вопросов по устранению выявленных недостатков и то, какие меры по недопущению их в будущем будут приняты, должны в течение семи рабочих дней с момента получения письма отчитаться о своих действиях по устранению выявленных недочетов, направив ответы на электронные адреса всех должностных лиц, которые были включены в число адресатов при отправке первоначального отчета.

В комментариях на отчет о проведении комплексного аудита безопасности заинтересованные должностные лица должны проинформировать о мерах, которые будут приняты для ликвидации допущенных недостатков, с указанием сроков исполнения.

Исправление недостатков, выявленных в ходе проведения комплексного аудита безопасности гипермаркета, и принятие решений по результатам этой проверки

Через 30 календарных дней после получения комментариев на отчет о комплексном аудите безопасности начальник регионального сектора службы безопасности (региональный менеджер по безопасности) осуществляет проверку устранения недостатков, выявленных в ходе проведения комплексного аудита безопасности, по результатам которой составляется служебная записка на имя руководителя службы безопасности торговой компании.

Если нарушения и недостатки, выявленные в ходе проведения комплексного аудита безопасности, не устранены или устранены в неполном объеме, руководитель службы безопасности торговой компании вправе вызвать ответственных должностных лиц для заслушивания на очередное совещание руководителей структурных подразделений торговой компании (топ-менеджеров) при генеральном директоре либо на специально назначенное по этому поводу совещание. По результатам заслушивания совещанием должно быть принято организационное решение о необходимых мерах по устранению недостатков, а в отношении виновных лиц могут быть применены меры дисциплинарного воздействия.

Автор: Виктор Белов, эксперт по экономической безопасности

Источник: http://www.s-director.ru/magazine/magdocs/view/216.html


Теги: 

Возврат к списку

Целью повышения квалификации является получение, закрепление и обновление теоретических и практических знаний специалистов, в связи с повышением требований квалификации и необходимостью освоения современных методов решения профессиональных задач.

Прохождение специалистами курсов повышения квалификации является обязательным и закреплено законодательно.

Для работников контроля предприятий и организаций рекомендуемая периодичность составляет 1 раз в 2 года, в течение всей трудовой деятельности.